Zimbra mail: come impostare i filtri nella webmail

Zimbra mail: come impostare i filtri nella webmail

A tutti è capitato di dover ricercare urgentemente una particolare mail all’interno di Zimbra, magari contenente un codice o una password (resta comunque sconsigliato mantenerle all’interno di mail o inviarle), e non riuscire a trovarla tra le centinaia di mail che riceviamo ogni giorno. Sicuramente è ora di mettere ordine la vostra casella di posta ed uno dei metodi più semplici per farlo, è automatizzare lo smistamento delle mail tramite l’applicazione dei filtri alla posta, che sia ricevuta o in ricezione.

Ci sono diverse impostazioni dei filtri, a seconda dell’esigenza e dell’organizzazione che si vuole dare al proprio account di posta Zimbra. Nel nostro caso, dovremmo impostare un filtro che ci organizzi le mail già ricevute e le mail in arrivo all’interno di cartelle specifiche. Parliamo quindi dei filtri per i messaggi in arrivo.

Come procedere?

Facciamo un esempio: dobbiamo impostare un filtro che ci consenta di spostare e reindirizzare, alla ricezione, tutte le newsletter che riceviamo da un blog che seguiamo. Vogliamo continuare a ricevere news e aggiornamenti, ma allo stesso tempo abbiamo la necessità che non si mescolino, creando confusione, al resto delle mail in arrivo.

All’interno della webmail di Zimbra, per accedere alla creazione dei filtri, clicchiamo su “Preferenze” e successivamente selezioniamo “Filtri” dal menu laterale di sx. Una volta arrivati nella sezione dedicata, cliccchiamo su “Crea Filtro”.

Ogni filtro è costituito da una regola che può avere una o più condizioni, anche differenti: ad esempio, se siamo soliti ricevere delle mail da un collega che utilizza due differenti indirizzi mail per scriverci, c’è la possibilità di creare un filtro che al suo interno possiede due condizioni, una per ogni indirizzo mail del collega.

Quali sono le condizioni impostabili?

  • Indirizzi specifici nei campi Da, A, Cc, nell’intestazione della mail;
  • Presenza o assenza di determinate parole o caratteri contenuti nell’oggetto o nel messaggio;
  • Presenza o meno di file allegati;
  • Secondo le dimensioni dei messaggi.

Per continuare con il nostro esempio, la prima condizione in questo caso da impostare è, dopo aver assegnato un nome al nostro filtro, l’indirizzo specifico quindi sceglieremo “Da” e nel campo adiacente andremo ad inserire l’indirizzo mail da cui siamo soliti ricevere la newsletter.

 

Zimbra: condizioni impostabili

Zimbra: condizioni impostabili

Zimbra: esempio filtro newsletter

Zimbra: esempio filtro newsletter

Ogni condizione risponde successivamente a diverse domande personalizzate legate al filtro prescelto. Per aggiungere una seconda o più condizioni, basterà cliccare sul pulsante + verde al fine di ottenere condizioni sempre più complesse e specifiche secondo necessità di ricerca o filtraggio. Se volessimo per esempio raggruppare all’interno della stessa cartella tutte le newsletter del blog che abbiamo ricevuto e riceveremo nei prossimi sei mesi, dovremmo aggiungere due condizioni “Data” e inserire “non prima” con relativa data e “non dopo” con relativa data.

Zimbra: condizioni newsletter

Zimbra: condizioni newsletter

Per eseguire un ulteriore controllo, una volta impostate le condizioni che più ci aggradano, è possibile indicare se desideriamo che il processo di filtraggio rispetti “Tutte le” condizioni impostate nella regola del filtro o “Una o più delle” ovvero, se un messaggio soddisfa una qualsiasi delle condizioni, viene considerato una corrispondenza.

Una volta impostate le condizioni, è arrivato il momento di specificare una o più azioni (sempre cliccando sul pulsante + verde) che faccia seguito alla regola del filtro, si può scegliere tra:

  • Ignorare il messaggio, il messaggio non verrà consegnato nella propria casella di posta;
  • Lasciare il messaggio nella cartella in arrivo (non viene effettuata nessuna azione);
  • Spostare il messaggio in una cartella specifica, creata in precedenza o da crearsi al momento;
  • Contrassegnare il messaggio con un tag;
  • Segnare il messaggio come letto o contrassegnato;
  • Reindirizzare il messaggio ricevuto ad un altro indirizzo mail;
Zimbra: azioni impostabili

Zimbra: azioni impostabili

Nel nostro esempio, andremo a scegliere l’azione “Sposta nella cartella”, cartella che può essere stata precedentemente creata o che si può creare al momento dell’azione cliccando su “Sfoglia” e poi “Nuovo”.

Esempio filtro newsletter

Esempio filtro newsletter

Prima di applicare il filtro, ricordarsi di selezione la casella “Non elaborare ulteriori filtri” affinché non siano applicate altre regole create in precedenza o successivamente ai messaggi anche se questi rispondono alla regola creata al momento, magari risultando contraddittorie tra di loro.

Una volta creato il filtro, tutti i messaggi che saranno ricevuti successivamente, ricadranno all’interno della regola creata se ne soddisfano le condizioni. Se però si vuole applicare il filtro alla posta già esistente, basterà selezionare il filtro dall’elenco e cliccare su “Esegui filtro”, selezionare la cartella su cui si vuole applicare la regola e premere ok; tutti i messaggi esistenti all’interno della cartella, saranno sottoposti al filtro e se corrisponderanno alle condizioni, verranno applicate tutte le azioni associate alla regola, nell’ordine in cui sono state impostate.

Zimbra: Esegui filtro

Zimbra: Esegui filtro

Se si desidera eliminare un filtro, basterà selezionarlo e cliccare su “Elimina filtro”; se invece si desidera mantenere la regola creata, ma disattivarla solamente perché magari abbiamo impostato un filtro per ogni anno o perché abbiamo disdetto momentaneamente un servizio, basterà fare doppio click sul filtro o selezionarlo e cliccare su “Modifica filtro”, e deselezionare la casella “Attivo” presente di fianco al nome del filtro.

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